B2B Shop einführen: Ein Praxisplan für kleine IT-Systemhäuser

Ein B2B Shop muss nicht als gro­ßes Digitalprojekt star­ten. Kleine IT-Systemhäuser erzie­len meist schnel­ler ers­te Ergebnisse, wenn sie mit weni­gen Kunden, einem aus­ge­wähl­ten Sortiment und einem kla­ren Bestellprozess beginnen.

Dieser Praxisplan zeigt Ihnen, wel­che Entscheidungen vor dem Start anste­hen, wie Sie einen Pilotbetrieb vor­be­rei­ten und wann sich der nächs­te Ausbauschritt lohnt.

Starten Sie mit einem über­schau­ba­ren Pilotprojekt. Dafür genü­gen ein kla­res Ziel, eini­ge geeig­ne­te Kunden und ein Sortiment mit Produkten, die regel­mä­ßig und ohne lan­ge Beratung bestellt werden.

Betrachten Sie dabei nicht nur die Shopoberfläche. Entscheidend ist der voll­stän­di­ge Ablauf: von der Produktsuche über die Preisberechnung bis zur inter­nen Bearbeitung und Bestellung beim Distributor.

Klären Sie zuerst, wel­che Aufgabe der B2B Shop über­neh­men soll. Vielleicht ver­bringt Ihr Vertrieb viel Zeit mit Anfragen nach Zubehör, Ersatzgeräten oder Standardhardware. Vielleicht möch­te ein Kunde frei­ge­ge­be­ne Geräte selbst bestel­len. Oder Sie möch­ten wie­der­keh­ren­de Bestellungen effi­zi­en­ter abwickeln.

Ein mög­li­cher Anwendungsfall lau­tet: „Unsere Bestandskunden kön­nen häu­fig benö­tig­te Arbeitsplatzprodukte selbst aus­wäh­len und zu ihren ver­ein­bar­ten Konditionen bestellen.“

Damit ent­steht ein kla­rer Rahmen. Der ers­te Shop muss weder alle Kunden noch das gesam­te Produktsortiment abdecken.

Definieren Sie vor dem Start, wor­an Sie eine erfolg­rei­che Pilotphase erken­nen. Ein kon­kre­tes Ziel hilft spä­ter bei der Entscheidung, wel­che Funktionen oder Prozesse Sie ausbauen.

• Fünf Bestandskunden nut­zen den Shop aktiv.
• Standardbestellungen errei­chen den Vertrieb sel­te­ner per E‑Mail.
• Kunden fin­den frei­ge­ge­be­ne Produkte ohne Rückfrage.
• Ihr Team bear­bei­tet Bestellungen schneller.
• Preise müs­sen sel­te­ner indi­vi­du­ell kal­ku­liert werden.

Gut geeig­net sind Bestandskunden mit regel­mä­ßi­gem und gut plan­ba­rem IT-Bedarf. Dazu zäh­len bei­spiels­wei­se Unternehmen, die wie­der­holt Notebooks, Monitore, Dockingstations, Headsets oder Druckerzubehör bestellen.

Ein ver­trau­ter Kunde erleich­tert den Start. Sie ken­nen sei­ne bevor­zug­ten Hersteller, Geräteklassen, Ansprechpartner und Konditionen bereits. Gleichzeitig erhal­ten Sie meist schnel­ler ehr­li­ches Feedback.

Ein kur­zes Gespräch vor der Einrichtung spart spä­te­re Anpassungen. Aus die­sen Antworten ent­steht ein Shop, der zum Einkaufsalltag des Kunden passt.

Verwenden Sie Kategorien, die der Kunde sofort ver­steht. Möglich sind etwa:

Welche Produkte bestel­len Sie regelmäßig?

• Benötigen Bestellungen eine inter­ne Freigabe?
• Gibt es ver­schie­de­ne Lieferadressen?
• Wer darf im Unternehmen bestellen?
• Welche Geräte oder Hersteller sind freigegeben?

Ein gro­ßer Produktkatalog wirkt auf den ers­ten Blick attrak­tiv. Für den Einstieg erschwert er jedoch häu­fig die Orientierung. Konzentrieren Sie sich auf Artikel, die Ihre Pilotkunden wirk­lich benö­ti­gen. Gut geeig­net sind Produkte, die regel­mä­ßig bestellt wer­den, wenig Erklärungsbedarf ver­ur­sa­chen und zuver­läs­sig ver­füg­bar sind.

Verwenden Sie Kategorien, die der Kunde sofort ver­steht. Möglich sind etwa:

• Arbeitsplatz und Notebook
• Netzwerk
• Drucker und Verbrauchsmaterial
• Zubehör und Peripherie
• Monitore und Displays
• Bei indi­vi­du­el­len Kundenportalen kön­nen auch Bereiche wie „Neue Mitarbeiter“, „Homeoffice“ oder „Ersatzgeräte“ sinn­voll sein.

Ein B2B Shop muss sich nicht auf Hardware beschrän­ken. Sie kön­nen bei­spiels­wei­se ein Notebook mit Ersteinrichtung, ein Arbeitsplatzpaket mit Installation oder ein Gerät mit Garantieverlängerung anbieten.

Solche Pakete ver­bin­den den digi­ta­len Bestellweg mit den Leistungen Ihres Systemhauses. Beschreiben Sie klar, wel­che Produkte und Services ent­hal­ten sind.

Der nied­rigs­te Einkaufspreis allein ent­schei­det sel­ten über das bes­te Angebot. Berücksichtigen Sie auch Verfügbarkeit, Lieferzeit, Versandkosten, Retourenprozesse und Ihre indi­vi­du­el­len Einkaufskonditionen. Für den Pilotbetrieb reicht häu­fig eine begrenz­te Auswahl bevor­zug­ter Distributoren. Das hält Kalkulation und Bestellabwicklung übersichtlich.

Nicht jeder Kunde muss wis­sen, von wel­chem Distributor ein Produkt stammt. In vie­len Fällen genü­gen Angaben zu Preis, Verfügbarkeit und Lieferzeit. Ihr Systemhaus wählt die Bezugsquelle im Hintergrund. Je nach Geschäftsmodell kön­nen Sie dem Kunden jedoch auch meh­re­re Lieferoptionen anbie­ten. Treffen Sie die­se Entscheidung bewusst und stim­men Sie sie auf den jewei­li­gen Kunden ab.

Ein ein­heit­li­cher Aufschlag auf alle Artikel bil­det den IT-Handel sel­ten sinn­voll ab. Zubehör, hoch­wer­ti­ge Hardware und eige­ne Dienstleistungen benö­ti­gen unter­schied­li­che Margen. Arbeiten Sie des­halb bei­spiels­wei­se mit:

• pro­zen­tua­len Aufschlägen je Produktgruppe
• fes­ten Aufschlägen für nied­rig­prei­si­ge Artikel
• indi­vi­du­el­len Regeln für ein­zel­ne Kunden
• fest ver­ein­bar­ten Verkaufspreisen
• Mindestmargen

Beziehen Sie auch Versandkosten, Mindermengenzuschläge und inter­nen Bearbeitungsaufwand ein.

Prüfen Sie die Preisregeln vor dem Start anhand typi­scher Warenkörbe. So erken­nen Sie früh, ob die Kalkulation auch bei klei­nen Bestellungen funktioniert.

Auch ein kom­pak­ter Geschäftskunden-Shop ver­bin­det Vertrieb, Einkauf, Administration und Kundenbetreuung. Benennen Sie eine Person, die den Pilotbetrieb koor­di­niert und Rückmeldungen sam­melt. Das muss kei­ne neue Vollzeitrolle sein.

• Vertrieb: wählt Pilotkunden aus und beglei­tet die Einführung
• Einkauf: prüft Distributoren, Bestände und Konditionen
• Administration: rich­tet Zugänge und Kundendaten ein
• Marketing: passt Texte, Gestaltung und Kommunikation an
• Geschäftsführung: defi­niert Ziele und Preisrahmen

In klei­nen Teams über­nimmt eine Person oft meh­re­re Aufgaben. Wichtig ist vor allem, dass Fragen und Fehler einen fes­ten Ansprechpartner haben.

Eine erfolg­rei­che Testbestellung endet nicht mit der Bestätigung im Shop. Der Auftrag muss voll­stän­dig bei Ihrem Team ankom­men, sich intern ver­ar­bei­ten las­sen und zuver­läs­sig zum Distributor gelangen.

1. Der Kunde mel­det sich an.
2. Er fin­det das gewünsch­te Produkt.
3. Preis und Verfügbarkeit wer­den kor­rekt angezeigt.
4. Der Kunde schließt die Bestellung ab.
5. Alle erfor­der­li­chen Daten errei­chen Ihr Systemhaus.
6. Ihr Team über­nimmt oder prüft den Auftrag.
7. Die Bestellung geht an den Distributor.
8. Der Kunde erhält eine Rückmeldung.

Kontrollieren Sie dabei Kundennummern, Lieferadressen, Artikel, Mengen, Preise und Bestellreferenzen. Testen Sie auch Sonderfälle: Was pas­siert bei feh­len­dem Bestand, einer abwei­chen­den Lieferadresse oder einer unge­wöhn­lich hohen Bestellmenge?

Für einen klei­nen Pilotbetrieb ist nicht immer sofort eine voll­stän­di­ge ERP-Integration nötig. Ein klar gere­gel­ter manu­el­ler Übergabeschritt kann zum Start aus­rei­chen. Beobachten Sie dabei, wie viel Zeit pro Bestellung ent­steht und wel­che Angaben Ihr Team dop­pelt ein­ge­ben muss. So erken­nen Sie anhand ech­ter Daten, wann eine ERP-Anbindung den größ­ten Nutzen bringt.

Prüfen Sie den­noch früh­zei­tig, ob eine pas­sen­de Schnittstelle zu Ihrer Warenwirtschaft ver­füg­bar ist. Der Shop bleibt damit aus­bau­fä­hig, sobald die Zahl der Bestellungen steigt.

Ein frei­ge­schal­te­ter Shop wird nicht auto­ma­tisch genutzt. Viele Kunden blei­ben zunächst bei der bekann­ten Bestellung per E‑Mail. Zeigen Sie den Shop des­halb anhand einer typi­schen Bestellung. Ein kur­zer per­sön­li­cher Termin reicht häu­fig aus.

Erklären Sie:

• wie die Anmeldung funktioniert,
• wo der Kunde frei­ge­ge­be­ne Produkte findet,
• wel­che Preise ange­zeigt werden,
• wie Verfügbarkeiten zu ver­ste­hen sind,
• wie der Bestellabschluss abläuft,
• an wen sich der Kunde bei Fragen wen­den kann.

Kommunizieren Sie nicht nur, dass es einen neu­en Shop gibt. Zeigen Sie, was sich für den Kunden verbessert:

• ver­ein­bar­te Produkte jeder­zeit finden
• indi­vi­du­el­le Preise direkt sehen
• Verfügbarkeiten selbst prüfen
• Standardbestellungen schnel­ler auslösen
• weni­ger E‑Mails schreiben

Zusätzlich kön­nen Rabatte über Shop-Bestellungen ein zusätz­li­cher Anreiz für Ihren Kunden sein, sein neu­es Kundenportal zu nut­zen. Unser Tipp: Lassen Sie kom­ple­xe Projekte und bera­tungs­in­ten­si­ve Anfragen wei­ter­hin über den per­sön­li­chen Kontakt lau­fen. Der Shop ergänzt Ihren Vertrieb, statt ihn zu ersetzen.

Eine Pilotphase von eini­gen Wochen lie­fert ers­te Hinweise dar­auf, wie Kunden und inter­ne Teams mit dem neu­en Ablauf zurechtkommen.

Nutzen Sie die Antworten für geziel­te Verbesserungen. Ändern Sie nicht gleich­zei­tig Navigation, Sortiment, Preise und Prozesse. Einzelne Anpassungen las­sen sich leich­ter bewerten.

Nach der Pilotphase ken­nen Sie die tat­säch­li­chen Anforderungen bes­ser. Ergänzen Sie Produktgruppen, nach denen Kunden regel­mä­ßig fra­gen. Richten Sie indi­vi­du­el­le Portale ein, wenn ein­zel­ne Unternehmen eige­ne Sortimente, Preise, Benutzerrollen oder ein sepa­ra­tes Branding benötigen.

Steigt das Bestellvolumen, kann eine ERP-Integration die manu­el­le Übertragung redu­zie­ren. Für grö­ße­re Kunden mit eige­nem E‑Procurement-System kommt außer­dem eine PunchOut-Anbindung infra­ge. Dabei wäh­len Einkäufer Produkte in Ihrem Shop aus und über­tra­gen den Warenkorb anschlie­ßend in den inter­nen Prüf- und Freigabeprozess.

Ein vor­kon­fi­gu­rier­ter Shop eig­net sich, wenn Sie schnell einen digi­ta­len Bestellkanal für stan­dar­di­sier­te IT-Produkte bereit­stel­len möch­ten. Der ITscope Essential Shop bie­tet dafür ein vor­kon­fi­gu­rier­tes Sortiment und einen ein­fa­chen Einstieg.

Benötigen Sie indi­vi­du­el­le Kundenshops, eige­ne Sortimente, Preisregeln oder E‑Procurement-Anbindungen, bie­tet ITscope B2B Commerce mehr Gestaltungsmöglichkeiten.

Eine aus­führ­li­che Gegenüberstellung der ver­schie­de­nen Lösungswege fin­den Sie im Beitrag „B2B-Shopsoftware vs. Eigenentwicklung für IT-Systemhäuser“.

Der ers­te B2B Shop muss nicht alle Produkte, Kunden und Prozesse abbil­den. Ein kla­rer Anwendungsfall, eini­ge geeig­ne­te Bestandskunden und ein begrenz­tes Sortiment schaf­fen eine gute Grundlage. Testen Sie den gesam­ten Bestellweg und bezie­hen Sie das Feedback Ihrer Kunden direkt in die Weiterentwicklung ein.

So ent­steht Schritt für Schritt ein digi­ta­ler Vertriebskanal, der zu Ihrem Systemhaus passt. Weitere Sortimente, indi­vi­du­el­le Kundenportale, ERP-Integration oder PunchOut kom­men hin­zu, sobald ein kon­kre­ter Bedarf entsteht.