Täglich eine halbe Stunde gewonnen – M ITs Erfolgsrezept mit ITscope

Was wür­den Sie mit einer hal­ben Stunde zusätz­li­cher Arbeitszeit am Tag anfan­gen? Stellen Sie sich vor, Sie könn­ten jeden Tag 30 Minuten ein­spa­ren – das sum­miert sich in einer Woche auf 2,5 Stunden, im Monat auf etwa 10 Stunden und im Jahr auf beein­dru­cken­de 120 Stunden. Das ist nicht nur eine bemer­kens­wer­te Zahl, son­dern auch ein signi­fi­kan­ter Gewinn an Produktivität, den Sie in die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens oder in die Verbesserung Ihrer Dienstleistungen inves­tie­ren könnten.

Genau das hat die M IT-Systemhaus GmbH aus Mühldorf am Inn erreicht. Durch die Integration von ITscope in ihr bestehen­des ERP-System weclapp, opti­miert M IT täg­lich wie­der­keh­ren­de Prozesse und spart wert­vol­le Arbeitszeit im Einkauf. Diese Erfolgsgeschichte ist nicht nur ein Beweis dafür, wie effek­tiv die rich­ti­gen Tools ein­ge­setzt wer­den kön­nen, son­dern auch ein inspi­rie­ren­des Beispiel für ande­re Unternehmen in der IT-Branche. Im Folgenden beleuch­ten wir, wie M IT die­se Zeitersparnis rea­li­siert hat und wie auch Ihr Unternehmen davon pro­fi­tie­ren kann.

Die M IT-Systemhaus GmbH bie­tet maß­ge­schnei­der­te IT-Lösungen für klei­ne und mit­tel­stän­di­sche Unternehmen sowie Schulen. Seit der Gründung im Mai 2019, als M IT den IT-Bereich aus einer ande­ren Firma über­nahm und selbst­stän­dig wei­ter­führ­te, hat das Unternehmen sein Angebot ste­tig aus­ge­baut. Heute umfasst die­ses sowohl klas­si­sche Systemhaus-Geschäfte mit Hardware und Software-Lizenzen als auch umfas­sen­de IT-Beratung als Partner des ERP-Systems weclapp. Wichtig ist Claus Uretschläger die per­sön­li­che Betreuung sei­ner Kunden. „Bei uns hat jeder Kunde einen fes­ten Ansprechpartner“, berich­tet er stolz.

Bevor ITscope bei M IT ein­ge­führt wur­de, kämpf­te das Unternehmen mit inef­fi­zi­en­ten Prozessen. „Verschiedene Mitarbeiter haben ver­schie­de­ne Artikel ange­legt“, erklärt Claus Uretschläger. „Das dau­er­te pro Artikel bestimmt drei bis vier Minuten.“ Außerdem führ­te dies nicht nur zu einer inkon­sis­ten­ten Artikelverwaltung, son­dern auch zu einer beein­träch­tig­ten Kundenkommunikation. Die Unordnung war nicht nur unprak­tisch, son­dern auch zeit­auf­wän­dig, da jeder Artikel indi­vi­du­ell behan­delt wer­den muss­te. Ein Workflow muss­te her.

Ein wei­te­res gro­ßes Problem stell­te der immense Zeitaufwand für manu­el­le Preisvergleiche und Verfügbarkeitsprüfungen dar. Vor der Integration von ITscope muss­te jedes Produkt ein­zeln geprüft wer­den, was nicht nur müh­sam, son­dern auch feh­ler­an­fäl­lig war. Diese Prozesse ban­den Ressourcen, die ander­wei­tig effek­ti­ver ein­ge­setzt wer­den könnten.

Ein Punkt, der Claus Uretschläger immer wie­der Kopfzerbrechen berei­tet hat, waren die unnö­ti­gen Mehrkosten durch getrenn­te, unko­or­di­nier­te Bestellungen beim glei­chen Lieferanten. „Da hat ein Mitarbeiter um 12 Uhr bestellt, einer um 14 Uhr und einer um 16 Uhr und schon hat­ten wir drei Aufträge mit drei Mal Versandkosten“, beschreibt der M IT-Gründer. „Jetzt, wo wir mit ITscope alles auto­ma­ti­sie­ren und einen gemein­sa­men Warenkorb haben, kann ich am Ende des Tages eine ein­zi­ge Bestellung für alles auf­ge­ben. Das spart uns eine Menge an Lieferkosten und ver­ein­facht die Prozesse enorm“, erklärt Uretschläger.

Die Einführung von ITscope erwies sich für M IT als Wendepunkt. Durch die Automatisierung der Artikelanlagen und Bestellprozesse konn­te das Unternehmen sei­ne Ressourcen deut­lich effi­zi­en­ter nut­zen. „ITscope erlaubt es uns, alle Artikelinformationen auto­ma­tisch zu syn­chro­ni­sie­ren und aktua­li­siert zu hal­ten, was uns enorm viel Zeit spart“, erklärt Claus Uretschläger. Mit ITscope stel­len wir sicher, dass alle Mitarbeiter auf die glei­chen, stets aktu­el­len Daten zugrei­fen können.

ITscope bie­tet eine Plattform für Preisvergleiche und Verfügbarkeitschecks. So kön­nen die M IT-Mitarbeiter Produkte und Preise in Echtzeit ver­glei­chen. „Jetzt kön­nen wir auf einen Blick sehen, wo was zu wel­chem Preis ver­füg­bar ist, und direkt aus dem System her­aus bestel­len“, so Uretschläger. Diese direk­te Einbindung von Marktdaten in den täg­li­chen Arbeitsablauf opti­miert nicht nur den Einkaufsprozess, son­dern redu­ziert auch Fehlerquellen und erhöht die Transparenz für alle Beteiligten.

Durch die Zusammenfassung von Bestellungen inner­halb der ITscope-Plattform konn­te M IT signi­fi­kant Versandkosten redu­zie­ren. Die zen­tra­le Verwaltung der Bestellungen in gemein­sa­men Warenkörben ermög­licht es, grö­ße­re Mengen gebün­delt zu ordern, was nicht nur logis­ti­sche Vorteile bie­tet, son­dern auch die Verhandlungsposition gegen­über Lieferanten stärkt. „Jetzt, wo wir alles auto­ma­ti­sie­ren und einen gemein­sa­men Warenkorb haben, spa­ren wir eine Menge an Lieferkosten und ver­ein­fa­chen die Prozesse enorm“, erklärt Claus Uretschläger.

Die Integration von ITscope in weclapp bie­tet M IT eine Reihe von Funktionen, die den Einkaufsprozess wesent­lich ver­ein­fa­chen. Durch die weclapp-Schnittstelle haben die Mitarbeiter von M IT direk­ten Zugriff auf umfas­sen­de Produktinformationen, Preise und Verfügbarkeiten von über 350 Distributoren mit mehr als sie­ben Millionen Produkten direkt aus ITscope. Dies ermög­licht es zum Beispiel, Angebote direkt in weclapp zu erstel­len und Bestellungen auto­ma­tisch zu gene­rie­ren, ohne das System ver­las­sen zu müs­sen. „Diese Funktionen redu­zie­ren unse­re manu­el­len Eingaben erheb­lich und ver­bes­sern die Genauigkeit unse­rer Daten“, betont Uretschläger. Artikelinformationen wie zum Beispiel Produktdaten aus ITscope kön­nen durch die Schnittstelle direkt in weclapp ein­ge­se­hen wer­den, genau wie dyna­mi­sche Preis- und Verfügbarkeitsaktualisierungen.

Die Einführung der weclapp-Schnittstelle zu ITscope wur­de durch indi­vi­du­el­le Betreuung sei­tens ITscope unter­stützt. Claus Uretschläger berich­tet: „Ein per­sön­li­cher Ansprechpartner hat uns gründ­lich ein­ge­ar­bei­tet, danach lief fast alles auto­ma­tisch.“ Diese spe­zi­el­le Unterstützung lei­te­te M IT durch alle Phasen der Einrichtung und Feinjustierung. Der direk­te Support sorg­te dafür, dass das gesam­te Team von Beginn an die neu­en Werkzeuge effek­tiv nut­zen konn­te. Uretschläger ergänzt: „Mittlerweile ken­nen wir uns als lang­jäh­ri­ger Anwender und weclapp-Partner so gut aus, dass ein Onboarding kaum noch nötig wäre. Wir könn­ten alle Einstellungen selbst vor­neh­men.“ Er schließt ab: „Die Unterstützung von ITscope war jedoch ent­scheid end, um das System schnell und naht­los in unse­re Betriebsabläufe zu integrieren.“

Bei der Erkundung ver­schie­de­ner Systeme sam­mel­te M IT auch Erfahrungen mit EGIS. Claus Uretschläger, Geschäftsführer von M IT, erin­nert sich: „Wir haben EGIS für ein Jahr getes­tet, stie­ßen jedoch auf Herausforderungen bei der Integration mit weclapp. Besonders pro­ble­ma­tisch war, dass wie­der­holt der­sel­be Lieferant mehr­fach ange­legt wur­de, was zu erheb­li­chem Mehraufwand in der Buchhaltung führ­te.“ Letztlich führ­ten die gewon­ne­nen Erkenntnisse dazu, dass M IT zu ITscope zurück­kehr­te, über­zeugt von des­sen Zuverlässigkeit und Nutzerorientierung.

Nachdem der ers­te Versuch, den ITscope B2B-Shop zu eta­blie­ren, nicht die erhoff­te Kundenakzeptanz fand, plant M IT, die­sem Bereich in Zukunft erneut Aufmerksamkeit zu schen­ken. „Der Onlineshop wäre eigent­lich das Sahnehäubchen für uns gewe­sen in Sachen Digitalisierung und Effizienzsteigerung, aber wur­de von den Kunden nicht ange­nom­men. Wir über­le­gen, es noch ein­mal zu ver­su­chen“, erklärt Claus Uretschläger. Dieses Mal möch­te das Unternehmen aus den frü­he­ren Erfahrungen ler­nen und neue Strategien ent­wi­ckeln, um die Kunden bes­ser ein­zu­bin­den und die Vorteile des B2B-Shops deut­li­cher zu kommunizieren.

Die erfolg­rei­che Integration von ITscope in das weclapp-ERP-System hat M IT erheb­li­che Vorteile gebracht, dar­un­ter täg­li­che Zeitersparnisse, Kostenreduktion und ver­bes­ser­te Datenqualität. Diese Erfolgsgeschichte dient als inspi­rie­ren­des Beispiel für ande­re Systemhäuser, die den Schritt zur Digitalisierung und Prozessoptimierung noch vor sich haben. „Wir bei M IT haben durch ITscope und weclapp nicht nur Effizienz gewon­nen, son­dern auch unse­re Marktposition gestärkt“, fasst Claus Uretschläger zusam­men. Durch die Integration von ITscope in bestehen­de ERP-Systeme kön­nen IT-Unternehmen ihre Einkaufs- und Verkaufsprozesse naht­los ver­wal­ten, was die täg­li­che Arbeit durch auto­ma­ti­sier­te Abläufe opti­miert und die Wettbewerbsfähigkeit nach­hal­tig verbessert.

Sind Sie bereit, Ihre Geschäftsprozesse zu opti­mie­ren und gleich­zei­tig Kosten zu spa­ren? Erfahren Sie mehr über die Möglichkeiten, wie ITscope zusam­men mit Ihrem ERP-System die Effizienz stei­gern kann. Sie möch­ten den ers­ten Schritt in Richtung opti­mier­ter IT-Infrastruktur wagen? Dann neh­men Sie direkt Kontakt zu uns auf!

Claus Uretschläger ist Geschäftsführer und Mitgründer der M IT-Systemhaus GmbH und ist spe­zia­li­siert auf IT-Beratung für klei­ne­re und mitt­le­re Unternehmen sowie Schulen. Als Sicherheitsexperte ist er außer­dem Senior Berater beim Netzwerk ITSicherheit24.

Die M IT-Systemhaus GmbH ist im süd­ost­baye­ri­schen und ober­ös­ter­rei­chi­schen Raum erfolg­reich in den Bereichen IT-Dienstleistungen, Beratung und Vertrieb von Hard- und Software tätig. Mit über 500 Bestandskunden, rund 200 IT-Projekten jähr­lich und Partnerschaften mit füh­ren­den Herstellern sowie dem ERP-System weclapp, hat sich das Unternehmen einen fes­ten Namen gemacht.

ITscope ist eine füh­ren­de Plattform für IT-Beschaffung und ‑Vertrieb im B2B-Sektor. Mit über 8.500 akti­ven Nutzern unter­stützt ITscope Systemhäuser, Reseller, Distributoren und Hersteller bei der Digitalisierung ihrer Prozesse. Die Handelsplattform bie­tet Zugriff auf über 7 Millionen Artikel von Herstellern aus ganz Europa und ermög­licht den Vergleich sowie den Kauf bei mehr als 350 Lieferanten.