Die E-Rechnung wird Pflicht – So sind IT-Dienstleister ab 2025 auf der sicheren Seite

Der Countdown läuft: Ab dem 1. Januar 2025 müs­sen Unternehmen im B2B-Bereich in der Lage sein, elek­tro­nisch erstell­te Rechnungen emp­fan­gen zu kön­nen. Diese Neuerung betrifft alle Unternehmen, die inner­halb Deutschlands Geschäftsbeziehungen unter­hal­ten. Ab 2027 wird die E‑Rechnung für Unternehmen, die über 800.000€ Jahresumsatz gene­rie­ren, zur Pflicht und ab 2028 wei­tet sich die­se Pflicht auf alle im B2B-Bereich täti­gen Unternehmen aus.

Der Umstieg auf die E‑Rechnung mar­kiert einen ent­schei­den­den Schritt in Richtung Digitalisierung und Effizienzsteigerung im Rechnungswesen. Doch was bedeu­tet die­se Änderung kon­kret für Systemhäuser und IT-Dienstleister?

Auch wenn noch nicht gesetz­lich vor­ge­se­hen, wird es in der Praxis wohl schon ab 2025 hilf­reich sein, E‑Rechnungen ver­sen­den zu kön­nen. Es ist davon aus­zu­ge­hen, dass gro­ße Unternehmen Ihre Prozesse so umstel­len wer­den, dass sie nur noch E‑Rechnungen akzep­tie­ren. Rechnungen im geschäft­li­chen Verkehr wer­den zukünf­tig elek­tro­nisch und in einem stan­dar­di­sier­ten Format, basie­rend auf der euro­päi­schen Norm EN16931, aus­ge­stellt, über­mit­telt und emp­fan­gen. Diese Umstellung ver­ein­facht nicht nur den Rechnungsaustausch, son­dern macht ihn auch schnel­ler, siche­rer und kos­ten­güns­ti­ger. Deshalb ist auch eine früh­zei­ti­ge Umstellung der eige­nen Prozesse sinnvoll.

Eine elek­tro­ni­sche Rechnung, oft als E‑Rechnung bezeich­net, ist ein Dokument, das in einem struk­tu­rier­ten elek­tro­ni­schen Format erstellt und so über­mit­telt wird, dass es maschi­nell ver­ar­beit­bar ist. Dies ermög­licht eine auto­ma­ti­sche Verarbeitung ohne manu­el­len Eingriff. Im Gegensatz dazu gel­ten her­kömm­li­che PDFs oder Papierrechnungen künf­tig als „sons­ti­ge Rechnungen“, die nicht mehr den gesetz­li­chen Anforderungen entsprechen.

Als ITscope-Kunde sind Sie bereits opti­mal auf die­se Umstellung vor­be­rei­tet. Die von ITscope gene­rier­ten Bestelldokumente, Rechnungen, Angebote und Datenblätter sind maschi­nen­les­bar und bar­rie­re­frei, zum Teil sogar nach dem Rechnungsformat ZUGFeRD-kompatibel. Das bedeu­tet, Software kann die Dokumentinhalte der ITscope-PDFs auto­ma­tisch erken­nen und ver­ar­bei­ten. Auch für Menschen mit Sehbehinderungen sind die Informationen zugäng­lich, da sie von Bildschirmleseprogrammen vor­ge­le­sen wer­den kön­nen. Dies gewähr­leis­tet, dass Ihre Rechnungen den neu­en gesetz­li­chen Anforderungen ent­spre­chen und Sie pro­blem­los mit Ihren Geschäftspartnern kom­mu­ni­zie­ren können.

Das EN16931-Format ist ein euro­pa­weit stan­dar­di­sier­tes Format für elek­tro­ni­sche Rechnungen, das eine ein­heit­li­che Datenstruktur für den Rechnungsaustausch vor­gibt. In Deutschland sind neben XRechnung auch ZUGFeRD und PEPPOL BIS als kom­pa­ti­ble Formate zuge­las­sen. Diese Formate erleich­tern nicht nur den natio­na­len, son­dern auch den grenz­über­schrei­ten­den Handel inner­halb der EU.

Die Einführung der E‑Rechnung bie­tet zahl­rei­che Vorteile. Neben der Reduzierung des Papierverbrauchs und der damit ver­bun­de­nen Umweltbelastung ermög­licht sie eine schnel­le­re Verarbeitung von Rechnungen und eine effi­zi­en­te­re Buchhaltung. Zudem wer­den durch den auto­ma­ti­sier­ten Datenaustausch Fehlerquellen mini­miert und der gesam­te Prozess wird trans­pa­ren­ter und nachvollziehbarer.

Mit der Einführung der ver­pflich­ten­den E‑Rechnung setzt Deutschland einen wich­ti­gen Schritt in Richtung Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens. Als ITscope-Kunde kön­nen Sie die­sem Wandel gelas­sen ent­ge­gen­se­hen, denn Sie sind bereits bes­tens aus­ge­stat­tet, um den neu­en Anforderungen gerecht zu wer­den. Nutzen Sie die Vorteile der digi­ta­len Rechnungsstellung und posi­tio­nie­ren Sie Ihr Unternehmen als Vorreiter in Sachen Effizienz und Nachhaltigkeit.