Digitaler Fortschritt im fränkischen Stil: SanDatas Erfolg mit ITscope

36 % Umsatzsteigerung, 33 % mehr voll­au­to­ma­ti­sche Bestellungen via EDI und damit ein­her­ge­hend ver­kürz­te Durchlaufzeiten und ver­bes­ser­te Qualität: Die SanData IT-Gruppe fei­er­te in den letz­ten Jahren zahl­rei­che Erfolge. Doch wie hat SanData das geschafft? Stefanie Schönauer, Head of Inside Sales, Thomas Zenger, Einkaufsleiter, und Daniel Mandic, Mitarbeiter im Vertriebsinnendienst, berich­ten aus der Praxis.

Das mit­tel­frän­ki­sche Unternehmen mit Sitz in Nürnberg steht für eine leis­tungs­star­ke Kombination aus IT-Know-how und inno­va­ti­ven Lösungen, mit dem Ziel, den Arbeitsalltag ihrer Kunden spür­bar ange­neh­mer zu gestal­ten. Als eines der füh­ren­den Systemhäuser in Deutschland und Österreich bie­tet SanData gro­ßen und mit­tel­stän­di­schen Unternehmen umfas­sen­de IT-Services aus einer Hand. Schon seit 2015 hat SanData ITscope als Vergleichsplattform in ihre Einkaufswelt integriert.

Angebunden an das ERP-System SITE, wel­ches über eine Schnittstelle zu ITscope ver­fügt, war es mit zukunfts­ori­en­tier­ter Perspektive ein logi­scher Schritt, auch in ande­ren Bereichen auf die Lösungen des Karlsruher Unternehmens zu set­zen. Um den gesam­ten Prozess vom Kundenauftrag bis zur Beschaffung digi­tal abzu­bil­den, fiel dann schließ­lich die Entscheidung zuguns­ten der B2B Shop-Lösung und der E‑Procurement-Anbindungen von ITscope.

„Unsere Zusammenarbeit zeich­ne­te sich von Anfang an durch eine hohe Flexibilität aus und dass wir gemein­sam einen Weg fin­den woll­ten, die volls­te Zufriedenheit unse­rer Kunden zu gewähr­leis­ten“, beschreibt Stefanie Schönauer, „wir wuss­ten also, dass wir auch für die Einführung unse­res Shops den pas­sen­den Partner an unse­rer Seite hatten.”

Mit der Integration des Shops konn­te dann in Richtung der Kunden erst­mals eine direk­te Transparenz in Bezug auf Preise und Lagerbestände gewähr­leis­tet wer­den – was nicht nur für die Kunden ein gro­ßer Mehrwert ist, son­dern auch alle inter­nen Arbeitsprozesse erheb­lich erleich­tert. „Wir muss­ten nicht mehr stän­dig indi­vi­du­el­le Angebote erstel­len und Preise für jede Anfrage sepa­rat kom­mu­ni­zie­ren. Stattdessen kön­nen unse­re Kunden nun mit einem Blick in den Shop die Verfügbarkeiten von Produkten sowie die für sie jeweils gül­ti­gen Preise direkt selbst ein­se­hen – eine mas­si­ve Zeitersparnis für uns”, erklärt Stefanie Schönauer weiter.

Der ers­te Schritt in Richtung effi­zi­en­te­re Abläufe war also getan. Weiter ging es mit der Einführung von kun­den­in­di­vi­du­el­len Warenkörben, die die jeweils gül­ti­gen Preise und spe­zi­el­len Konfigurationen für jeden Kunden abbil­de­ten. Nicht zuletzt war auch die Einführung von PunchOut-Schnittstellen ein wesent­li­ches Thema, die es den Endkunden ermög­lich­te, direkt aus ihrem eige­nen E‑Procurement-System unter Einhaltung inter­ner Beschaffungsrichtlinien bei SanData zu bestellen.

Zwar erfor­der­te der Umstrukturierungsprozess hin zu einer fir­men­wei­ten Automatisierung auch ein hohes Engagement jedes ein­zel­nen Mitarbeitenden, sei­ne bis­he­ri­gen Abläufe grund­le­gend anzu­pas­sen, doch die meis­ten Startschwierigkeiten konn­ten schnell beho­ben wer­den. Bei kurz­fris­ti­gen Problemen half der ITscope Support auf dem kur­zen Weg: „Es ist extrem wert­voll, einen direk­ten Ansprechpartner zu haben, der immer für uns ver­füg­bar ist, schnell reagiert und eine hohe Lösungsquote bie­tet”, beschreibt Daniel Mandic die gute Zusammenarbeit mit den Kollegen aus dem Customer Success- und Support-Team von ITscope. „Es ist ein­fach ein rie­si­ger Vorteil, dass ITscope nicht nur über umfas­sen­des Know-how bezüg­lich des eige­nen Produkts ver­fügt, son­dern auch ein tief­ge­hen­des Verständnis für die exter­nen Systeme hat, die von unse­ren Kunden ein­ge­setzt wer­den. Ohne die­se Expertise wäre die Integration, zum Beispiel von SAP Ariba, ver­mut­lich nicht so rei­bungs­los verlaufen.”

Daniel Mandic schätzt bei der Arbeit mit dem ITscope Shop beson­ders die detail­lier­te Suche, den Preisvergleich und das über­sicht­li­che Angebot. Kunden pro­fi­tie­ren außer­dem von der Möglichkeit, indi­vi­du­el­le Hersteller und Warenkörbe zu wäh­len und ein voll­stän­dig anpass­ba­res Sortiment zu gestal­ten. Darüber hin­aus kön­nen eige­ne Kategorien und Services ein­ge­führt wer­den, was eine beson­ders indi­vi­du­el­le Angebotsgestaltung ermög­licht. Ein wei­te­rer Vorteil ist der Bestellprozess, der eine naht­lo­se Integration in die ERP-Systeme der Kunden ermög­licht. „Dadurch ist kaum eine Eingewöhnungszeit für den Kunden not­wen­dig, da alles aus einer Hand und inner­halb des ihm ver­trau­ten Systems abläuft”, ergänzt Mandic.

Als über­ge­ord­ne­tes Ziel steht bei SanData ganz klar wei­ter­hin die Automatisierung in allen Bereichen. Und die­se beinhal­tet natür­lich auch, immer mehr Kunden zur Nutzung des Webshops zu bewe­gen. „Dies führt nicht nur intern zu einer Vereinfachung unse­rer Prozesse, son­dern ver­bes­sert auch die Qualität und ver­kürzt die Durchlaufzeiten. Nicht nur im Vertrieb, son­dern auch im Einkauf, wo die manu­el­le Dateneingabe durch die Nutzung von Schnittstellen redu­ziert wird. Die direk­te Anbindung von Kunden an unse­ren Webshop för­dert zudem die Kundenbindung und unter­stützt unser Bestreben, in den kom­men­den Jahren ein noch stär­ke­res Wachstum über den Webshop zu erzie­len”, beschreibt Stefanie Schönauer die Zielsetzung. „Und auch im Außendienst haben wir gro­ße Fortschritte gemacht. Obwohl anfangs eine gewis­se Skepsis gegen­über dem Produkt bestand, sind mitt­ler­wei­le nahe­zu alle Kolleginnen und Kollegen an Bord. Sie bemü­hen sich aktiv dar­um, ihre Kunden für den Webshop zu gewin­nen, was für uns im Innendienst natür­lich sehr vor­teil­haft ist”, so Stefanie Schönauer weiter.

Und abschlie­ßend? Die drei zei­gen sich ins­ge­samt sehr zufrie­den. „Wir haben zahl­rei­che Prozesse erfolg­reich imple­men­tiert und es fühlt sich fast so an, als hät­ten wir ein zwei­tes ERP-System, so gut haben wir den B2B Shop in unse­re Teams inte­griert. Alle Beteiligten sind über die Funktionsweise bes­tens infor­miert, über sämt­li­che Abteilungen hin­weg”, sagt Daniel Mandic.

Dass es sich nicht nur um einen posi­ti­ven Gesamteindruck han­delt, son­dern auch hand­fes­te Zahlen im Hintergrund ste­hen, zeigt bei­spiels­wei­se die Entwicklung der E‑Mail-Bestellungen: So konn­te SanData seit 2020 den Anteil in Höhe von 93 % der Bestellungen, die per Mail ein­gin­gen, im Vergleich zum Eingang per EDI bis zum Jahr 2023 auf unter 60 % E‑Mail-Bestellungen reduzieren.

Und auch der Umsatz zog mit: Im Vergleich zu 2022 ist der Umsatz im Jahr 2023 um 36 % gestie­gen, im Vergleich zu 2021 sogar um 165 %. Ein sehr ähn­li­ches Ergebnis zeigt sich auch bei der Anzahl der Bestellungen, die von 2022 zu 2023 um mehr als 200 % gestie­gen sind und sich im Vergleich zu 2021 sogar ver­fünf­facht haben.

Doch nicht nur die­se Zahlen und der damit ver­bun­de­ne Erfolg sor­gen für gro­ße Zufriedenheit bei SanData. „Der hohe Grad an Automatisierung bringt für uns ein­fach einen erheb­li­chen Nutzen mit sich. Viele Prozesse, die wir in den ver­gan­ge­nen Jahren noch manu­ell durch­ge­führt haben, wur­den nach und nach digi­ta­li­siert. Dies stellt für uns einen der größ­ten Erfolgsfaktoren dar”, erklärt Thomas Zenger. Und ergänzt ganz lan­des­ty­pisch frän­kisch: „Würde ich die Zufriedenheit in Zahlen aus­drü­cken, wür­de ich uns eine klas­si­sche 8 von 10 geben – ganz nach dem Motto es basst scho, aber bissl was geht immer.”

Mit der E–Commerce–Lösung von ITscope erstel­len Systemhäuser im Handumdrehen B2B–Onlineshops mit benut­zer­de­fi­nier­ten Produkten, Preisen und Design–Elementen – ganz ohne auf­wän­di­ge Individualentwicklung. In weni­gen Minuten ist der B2B–Shop für Ihre Endkunden ein­satz­be­reit. Die B2B Shoplösung für Geschäftskunden steht Ihnen mit den ITscope Sales Paketen Advanced und Complete zur Verfügung.

Sie wol­len mehr über die Möglichkeiten eines B2B Shops mit ITscope erfah­ren? Dann neh­men Sie ein­fach Kontakt zu uns auf:

Stefanie Schönauer ver­fügt über lang­jäh­ri­ge Erfahrung in ver­schie­de­nen Abteilungen bei SanData. Rund neun Jahre war sie im Einkauf tätig und ist vor vier Jahren in den Vertriebsinnendienst gewech­selt und lei­tet die­sen nun für Deutschland und Österreich. Seit sie die Leitungsfunktion über­nom­men hat, liegt ihr Fokus auf der Strategieentwicklung und der Optimierung von Prozessen.

Thomas Zenger ist seit ins­ge­samt sechs Jahren bei SanData. Davon war er vier Jahre im ope­ra­ti­ven Einkauf tätig, seit zwei Jahren ist er Einkaufsleiter für Deutschland und Österreich. Seine Hauptaufgaben kon­zen­trie­ren sich auf die Digitalisierung des Einkaufs und die Prozessoptimierung in Zusammenarbeit mit ande­ren Abteilungen.

Daniel Mandic ist seit zwei Jahren Teil des SanData-Teams und kon­zen­triert sich auf die Weiterentwicklung des B2B-Webshops. Um den Shop kon­ti­nu­ier­lich zu ver­bes­sern, arbei­tet er eng mit dem Vertriebsaußendienst zusam­men und küm­mert sich um das Onboarding von Neukunden. Darüber hin­aus ist er für die inter­nen Schnittstellen des ERP-Systems ver­ant­wort­lich, um einen rei­bungs­lo­sen Ablauf zu gewährleisten.

Die SanData IT-Gruppe zählt zu den renom­mier­tes­ten IT-Systemhäusern in Deutschland und Österreich. Das Systemhaus mit 540 Mitarbeitenden lie­fert gro­ßen und mit­tel­stän­di­schen Unternehmen maß­ge­schnei­der­te IT-Lösungen und bie­tet sämt­li­che IT-Services aus einer Hand – Beratung, Analyse, Planung, Umsetzung, Wartung, Schulung – und dazu die Hard- und Software markt­füh­ren­der Hersteller.