Bestellautomation für schnelleren Einkauf

Mit einer Anbindung automatisch bei verschiedenen Distributoren bestellen und unmittelbare Rückantworten erhalten: Der elektronische Datenaustausch macht’s möglich! Profitieren Sie von der zuverlässigen & bequemen Bestellabwicklung und somit von schnelleren Bearbeitungszeiten.

Was ist EDI?

EDI — kurz für Electronic Data Interchange — steht für den elektronischen Austausch von Daten und Geschäftsdokumenten zwischen zwei Unternehmen bzw. Unternehmensteilen. Im Vordergrund steht dabei die vollständig automatisch ablaufende Kommunikation der jeweiligen (ERP-)Systeme mit dem Ziel, dass diese jeweils laufend mit aktuellen Daten versorgt werden. Eines der Systeme agiert dabei als Sendersystem und initiiert den Prozess z.B. durch die Übermittlung einer Bestellung. Das Empfängersystem kann dann Status- und Abwicklungsdaten in einer oder mehreren Antworten an das ursprüngliche Sendersystem zurückschicken. EDI-Systeme verwenden für den Austausch standardisierte Datenformate. Im Gegensatz zur manuellen Kommunikation können via EDI daher Daten mit hoher Geschwindigkeit und ohne manuelle Fehler übertragen werden. Informationen lassen sich interventionsfrei zwischen den beteiligten Systemen gegenseitig austauschen. Im Einkaufsprozess hat dies den Vorteil, dass die Bestellung des Käufers zuverlässig, exakt und in Echtzeit in das Lieferantensystem übertragen wird und der Lieferant unmittelbare Rückantworten senden kann. Und das Beste: Mit ITscope ist die vollelektronische Beschaffung per EDI problemlos möglich!

Vorteile der EDI-Beschaffung per ITscope-API

Mit der Bestell-API von ITscope können Sie ‘auf einen Schlag’ einen EDI-Prozess mit derzeit bereits über 40 Distributoren vollelektronisch realisieren. Alle Bestellungen, die Sie über die ITscope-API absenden, werden bei diesen Lieferanten via EDI auf direktem Wege in das Bestellsystem der Distributoren übertragen. Vollelektronische Beschaffung per EDI hat gleich mehrere Vorteile:

Bestellungen, die über die ITscope-EDI versandt werden, gelangen direkt in das System des Distributors. Dieser nimmt Ihre Order via EDI automatisch in Empfang und kann sie sofort bearbeiten. Die Bestellung erfolgt also, als würde sie direkt im Webshop des Lieferanten getätigt worden sein.
Waren, die per EDI bestellt wurden, werden rascher auf den Weg gebracht und gelangen somit schneller zu Ihnen oder Ihrem Kunden. Postlaufzeiten oder Reaktionszeiten wie bei Bestellung per E-Mail entfallen hierbei gänzlich. Zudem ist auf das System Verlass: Die automatische Übertragung aller Bestelldaten dezimiert die Fehleranfälligkeit während des Bestellprozesses, da manuelle Arbeit beim Senden und Empfangen der Bestellung nicht vorgenommen wird.
Warum mühsam einen Lieferanten nach dem anderen für die elektronische Bestellung anbinden, wenn Sie mit einer einzigen Schnittstelle gleich über 40 Distributoren integrieren können? Dank der ITscope Bestell-API gestalten Sie Ihren gesamten Einkaufsprozess noch effizienter und schöpfen Rationalisierungsvorteile optimal aus.
Ist Ihre Order beim Distributor eingegangen, so kann Ihnen dieser über die EDI-Schnittstelle hilfreiche Informationen zum Status Ihrer Bestellung senden. Bestellantwortdokumente, Lieferavis, Rechnungsdokumente oder Pakettracking: Je nach Distributor werden solche Rückantworten direkt in Ihr Drittsystem, also Ihre Warenwirtschaft, zurückgespielt. Solche Statusupdates helfen Ihnen bspw. dabei, Ihre Kunden über den aktuellen Lieferstatus entsprechend zu informieren.
Ob über die API oder per XML/openTrans-Download: Ihr ITscope-Warenkorb, wie auch die Bestellrückmeldungen der Distributoren, lassen sich direkt in Ihre Warenwirtschaft importieren. Somit können Sie EDI-Prozesse auch schrittweise, flexibel und Ihren Bedürfnissen angepasst einführen. Die Integration arbeitet systemübergreifend und stellt so sicher, dass keine Brüche in Ihren gewohnten Abläufen entstehen.
Die inbegriffenen, zahlreichen EDI-Anbindungen an die Distributoren werden von uns fortlaufend überprüft, gepflegt und erweitert. Damit ist die Schnittstelle immer auf dem neuesten Stand und für Sie funktionstüchtig. Künftig neu hinzukommende Anbindungen weiterer Distributoren nimmt ITscope ebenfalls selbst vor. Für Sie bedeutet das: Mit jedem neu hinzugefügten Lieferanten erweitert sich Ihr EDI-Bestellnetzwerk automatisch — ganz ohne ein Tätigwerden Ihrerseits. Sie können auch Bestellungen per API an Distributoren übermitteln, die noch keinen EDI-Prozess realisiert haben. Wenn die Anbindung dann später erfolgt, profitieren Sie sofort von der schnelleren Abwicklung, ohne noch etwas anpassen zu müssen.
Planungsfestigkeit gewünscht? Lieber von Anfang an auf Nummer sicher gehen? — In einer Testumgebung können Sie den EDI-Prozess auf Herz und Nieren prüfen und alle Szenarien beliebig durchspielen. Senden Sie hierzu einfach Bestellungen an den Testlieferanten ITscope Partner Test und erhalten Sie Rückantworten simuliert zurück.So können Sie die Möglichkeiten von EDI via ITscope-API in aller Ruhe erforschen und haben eine solide Entscheidungsbasis für die reale Anbindung. Gerne schalten wir Sie für den Testlieferanten frei.

ITscope Bestell-API — mit oder ohne EDI?

Vollelektronische Beschaffung per EDI — das geht über die Bestell-API von ITscope sowohl bei Distributoren, die via EDI angebunden sind, als auch bei jenen, die Bestellungen manuell oder halbautomatisch verarbeiten. Der Unterschied ist:

Bei der Bestellung via ITscope API an die derzeit über 40 per EDI angebunden Distributoren erhalten Sie individuelle, automatische Rückmeldungen der Lieferanten.

Bei der Bestellungen an die anderen über 330 Lieferanten erhalten Sie keine sofortige automatische Antwort. Unser System aktualisiert lediglich den Status der Bestellung, und zwar synchron zur (manuellen) Bearbeitung der Bestellung durch den Distributor auf der itscope.com Plattform.

Angebundene Distributoren & Funktionen

Bereits über 40 Distributoren — darunter zahlreiche Broadliner — sind per EDI an ITscope angebunden. ALSO, api, INGRAM, Jacob Elektronik oder Siewert & Kau: Bei diesen und weiteren Anbietern können Sie bereits jetzt vollelektronisch bestellen. Weitere Distributoren werden in Zukunft sukzessive folgen. Sehen Sie hier eine Übersicht über alle aktuellen EDI-Anbindungen und ihre Leistungen.

Je nach Distributor sind unterschiedliche Ausbaustufen realisiert; viele Lieferanten bieten umfangreiche Services an. Diese umfassen derzeit folgende Dienste und Response Codes:

  • Bestellantwortdokumente: Liefert die Information zurück, ob eine Bestellung angenommen oder abgelehnt wurde.
  • Versandbenachrichtigungen/Lieferavis: Gibt einen Hinweis, wenn Artikel einer Bestellung in den Versand gegeben wurden. Pakettracking-IDs und Angaben zum Transportunternehmen sind ebenfalls verfügbar.
  • Rechnungsdokument: Informiert darüber, dass eine Rechnung gestellt wurde; abhängig vom Lieferant werden unterschiedliche Informationen zur Berechnung der Ware angegeben.
  • Seriennummer: Diese benötigen Sie für RMA-Prozesse, Garantiezwecke und bei Supportanliegen.
  • Teillieferung: Wenn Sie einzelne Artikel früher erhalten möchten, können Sie dies über die EDI mitteilen.
  • Dropshipment: Übergibt die nötigen Informationen zur direkten Auslieferung an den Endkunden.
  • ESD-Lizenzbestellung: Übergibt die nötigen Informationen zur Bestellung von ESD-Lizenzen.

Mit diesen Informationen sind Sie hinsichtlich Ihres Bestellprozesses immer auf dem Laufenden und können Ihre Kunden entsprechend informieren.

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