Volledig elektronisch inkopen via EDI

Bestelautomation voor een snellere inkoop

Met één koppeling, automatisch bestellen bij verschillende distributeurs en direct antwoord ontvangen: Elektronische gegevensuitwisseling maakt het mogelijk! Profiteer van de betrouwbare & handige orderverwerking en dus van snellere verwerkingstijden.

Wat is EDI?

EDI – afkorting voor Electronic Data Interchange – staat voor de elektronische uitwisseling van gegevens en zakelijke documenten tussen twee bedrijven of delen van bedrijven. De focus ligt op de volautomatische communicatie tussen de respectievelijke (ERP)-systemen met als doel deze voortdurend van actuele gegevens te voorzien. Een van de systemen fungeert als afzendersysteem en initieert het proces, bijvoorbeeld door het doorgeven van een order. Het ontvangende systeem kan dan in één of meerdere antwoorden de status en de verwerkingsgegevens terugsturen naar het oorspronkelijke afzendersysteem. EDI-systemen gebruiken gestandaardiseerde gegevensformaten voor de uitwisseling. In tegenstelling tot handmatige communicatie kan EDI dus met hoge snelheid en zonder handmatige fouten gegevens verzenden. Informatie kan zonder tussenkomst tussen de betrokken systemen worden uitgewisseld. Tijdens het inkoopproces heeft dit het voordeel dat de bestelling van de afnemer betrouwbaar, nauwkeurig en in real time wordt doorgegeven aan het systeem van de leverancier en dat de leverancier onmiddellijk antwoord kan geven. En het beste is: met ITscope is de volledig elektronische inkoop via EDI zonder problemen mogelijk!

Voordelen van EDI inkoop via ITscope-API

Met de bestel-API van ITscope kunt u een EDI-proces met momenteel meer dan 40 distributeurs volledig geautomatiseerd in één keer realiseren. Alle bestellingen die u via de ITscope-API verstuurt, worden via EDI rechtstreeks naar het bestelsysteem van de distributeurs gestuurd. Volledig geautomatiseerd inkopen via EDI heeft een aantal voordelen:

“Bestellingen die via de ITscope-EDI worden verzonden, gaan rechtstreeks naar het systeem van de distributeur. De distributeur ontvangt uw bestelling vervolgens automatisch via EDI en kan deze direct verwerken. De bestelling wordt dus geplaatst alsof deze direct in de webshop van de leverancier is geplaatst.
Goederen die via EDI zijn besteld, worden sneller verzonden en bereiken daardoor sneller u of uw klant. Postbestellingstijden of reactietijden zoals bij een bestelling per e-mail zijn volledig overbodig. Bovendien kunt u op het systeem vertrouwen: de automatische overdracht van alle ordergegevens beperkt de gevoeligheid voor fouten tijdens het bestelproces, omdat er geen handmatig werk wordt uitgevoerd bij het verzenden en ontvangen van de order.”

Waarom zou u iedere leverancier apart aansluiten op een elektronisch bestelsysteem, als u meer dan 40 distributeurs tegelijk kunt integreren met één enkele koppeling? Dankzij de ITscope Bestel-API kunt u uw hele inkoopproces nog efficiënter inrichten en de voordelen van rationalisatie optimaal benutten.

Of het nu via de API of via een XML/openTrans download verloopt; uw ITscope winkelwagen, evenals de orderbevestigingen van de distributeurs, kunnen direct worden geïmporteerd in uw ERP-systeem. Zo kunt u EDI-processen stapsgewijs, flexibel en aangepast aan uw behoeften invoeren. De integratie werkt systeemoverkoepelend en zorgt er dus voor dat er geen onderbrekingen zijn in uw gebruikelijke processen.

De meegeleverde, talrijke EDI-koppelingen met de distributeurs worden door ons continu gecontroleerd, onderhouden en uitgebreid. Zo is de koppeling altijd up-to-date en operationeel voor u. ITscope zal in de toekomst ook zorgen voor nieuwe koppelingen met andere distributeurs. Voor u betekent dit: met elke nieuwe leverancier die wordt toegevoegd, wordt uw EDI-bestelnetwerk automatisch uitgebreid – zonder enige actie van uw kant. U kunt ook orders via een API doorgeven aan distributeurs die nog geen EDI-proces hebben geïmplementeerd. Als de koppeling later wordt gemaakt, profiteert u direct van de snellere verwerking zonder dat u aanpassingen hoeft te doen.

Komt u liever niet voor verrassingen te staan? In een testomgeving kunt u het EDI-proces op allerlei manieren testen en alle scenario’s naar wens doorlopen. Stuur eenvoudig orders naar de testleverancier ‘ITscope Partner Test’ en u krijgt nagebootste antwoorden terug. Op deze manier kunt u de mogelijkheden van EDI via de ITscope-API op uw gemak verkennen. Doel is natuurlijk om hiermee een solide basis te creëren voor het nemen van beslissingen over de uiteindelijke koppeling aan uw eigen systeem. Wij geven u graag toegang tot de testleverancier.

“Volledig geautomatiseerd inkopen via EDI – dit is mogelijk via de bestel-API van ITscope zowel voor distributeurs die via EDI zijn aangesloten als voor degenen die orders handmatig of semi-automatisch verwerken. Het verschil is:

Wanneer u via de ITscope API bestelt bij de momenteel meer dan 40 distributeurs die via EDI zijn aangesloten, ontvangt u individuele, automatische terugkoppelingen van de leveranciers.

Wanneer u bestelt bij de andere 330 leveranciers, krijgt u niet onmiddellijk een automatische terugkoppeling. Ons systeem werkt pas de status van de bestelling bij, zodra de (handmatige) verwerking van de bestelling door de distributeur op het itscope.com platform plaatsvindt.”

ITscope Bestel API – met of zonder EDI?

“Volledig geautomatiseerd inkopen via EDI – dit is mogelijk via de bestel-API van ITscope zowel voor distributeurs die via EDI zijn aangesloten als voor degenen die orders handmatig of semi-automatisch verwerken. Het verschil is:

Wanneer u via de ITscope API bestelt bij de momenteel meer dan 40 distributeurs die via EDI zijn aangesloten, ontvangt u individuele, automatische terugkoppelingen van de leveranciers.

Wanneer u bestelt bij de andere 330 leveranciers, krijgt u niet onmiddellijk een automatische terugkoppeling. Ons systeem werkt pas de status van de bestelling bij, zodra de (handmatige) verwerking van de bestelling door de distributeur op het itscope.com platform plaatsvindt.”

Aangesloten distributeurs & functies

“Reeds meer dan 40 distributeurs – waaronder tal van broadliners – zijn al via EDI aangesloten op ITscope. ALSO, api, INGRAM, Jacob Elektronik of Siewert & Kau: bij deze en andere leveranciers kunt u al volledig elektronisch bestellen. In de toekomst zullen nog meer distributeurs volgen. Hier ziet u een overzicht van alle huidige EDI-koppelingen en hun diensten.

Afhankelijk van de distributeur zijn er verschillende uitbreidingsfasen gerealiseerd; veel leveranciers bieden uitgebreide diensten aan. Deze omvatten momenteel de volgende diensten en response codes:

  • “Order Response Documenten: Geeft de informatie of een order is geaccepteerd of afgewezen.
  • Verzendmelding: Geeft een indicatie wanneer artikelen in een bestelling zijn verzonden. Pakkettracking ID’s en informatie over de vervoerder zijn ook beschikbaar.
  • Factuurdocument: Informeert dat er een factuur is uitgereikt; verschillende informatie wordt verstrekt voor de facturatie van de goederen, afhankelijk van de leverancier.
  • Serienummer: vereist voor RMA-processen, garantie- en supportdoeleinden.
  • Gedeeltelijke levering: Als u afzonderlijke artikelen eerder wilt ontvangen, kunt u dit via EDI melden.
  • Dropshipment: Verzending van de nodige informatie voor directe levering aan de eindklant.
  • Bestelling van ESD-licenties: Geeft de nodige informatie voor het bestellen van ESD-licenties.

Met deze informatie bent u altijd op de hoogte van uw bestelproces en kunt u uw klanten hierover informeren.

Automatiseer uw inkoop- en verkoopprocessen!

Test ITscope vrijblijvend voor 30 dagen, alle tools en zonder verborgen kosten! Daarna kunt u ITscope probleemloos blijven gebruiken in de vorm van een beperkte GRATIS versie. Daarnaast kunt u kiezen uit verschillende ugrades upgrades – wij adviseren u graag over de optimale ITscope versie voor uw bedrijf!